I. Quy định chung về hộ tịch và đăng ký hộ tịch

1. Giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch (Khoản 1 và 2 Điều 5 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): 

- Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó.

- Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy Khai sinh của người đó.

2. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú (Điều 8 Nghị định 158/2005/NĐ-CP):

Thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú được xác định như sau: 

- Đối với công dân Việt Nam ở trong nước, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu.

- Đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú.

3. Các giấy tờ cá nhân xuất trình khi đăng ký hộ tịch (Điều 9 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP)

Khi đăng ký hộ tịch, nếu cán bộ Tư pháp hộ tịch xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là cán bộ Tư pháp hộ tịch) hoặc cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp) hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp không biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì yêu cầu xuất trình các giấy tờ sau đây để kiểm tra:

- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch để xác định về cá nhân người đó;

- Sổ hộ khẩu, Sổ đăng ký tạm trú (đối với công dân Việt Nam ở trong nước); Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú hoặc Chứng nhận tạm trú (đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam) để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP.

- Trong trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch được gửi qua hệ thống bưu chính, thì các giấy tờ nêu trên phải là bản sao có chứng thực; trường hợp trực tiếp nộp hồ sơ thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên, kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực.

4. Thời hạn giải quyết việc đăng ký hộ tịch (Điều 9a Nghị định  158/2005/NĐ-CP được bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP)

Đối với những việc hộ tịch quy định thời hạn giải quyết, thì thời hạn được tính theo ngày làm việc.

Đối với những việc hộ tịch không quy định thời hạn giải quyết, thì được giải quyết ngay trong ngày; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

5. Ủy quyền (Điều 10 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP):

Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký giám hộ, đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) hoặc yêu cầu cấp các giấy tờ về hộ tịch mà không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng ký hộ tịch, thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.

Nếu người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền, thì không cần phải có văn bản ủy quyền, nhưng phải có giấy tờ chứng minh về mối quan hệ nêu trên.

II. Một số quy định đăng ký hộ tịch tại cấp xã  

1. Đăng ký khai sinh

a) Thẩm quyền đăng ký khai sinh (Điều 13 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): 

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người mẹ; nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh.

Trường hợp đăng ký khai sinh tại nơi cư trú của người mẹ, nếu người mẹ có nơi đăng ký thường trú nhưng thực tế đang sinh sống, làm việc ổn định tại nơi đăng ký tạm trú, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em.  

- Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ em đang sinh sống trên thực tế thực hiện việc đăng ký khai sinh.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở của tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó.

b) Thời hạn đi khai sinh và trách nhiệm khai sinh (Điều 14 Nghị định  158/2005/NĐ-CP)

Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày sinh con, cha, mẹ có trách nhiệm đi khai sinh cho con; nếu cha, mẹ không thể đi khai sinh, thì ông, bà hoặc những người thân thích khác đi khai sinh cho trẻ em.

c) Thủ tục và trình tự đăng ký khai sinh (Điều 15 Nghị định  158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP):  

Người đi đăng ký khai sinh phải nộp Tờ khai, Giấy chứng sinh (theo mẫu quy định) và xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trẻ em (nếu cha, mẹ của trẻ em có đăng ký kết hôn).

Giấy chứng sinh do cơ sở y tế, nơi trẻ em sinh ra cấp; nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, thì Giấy chứng sinh được thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Trong trường hợp không có người làm chứng, thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh là có thực.

Trong trường hợp cán bộ Tư pháp hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi khai sinh một bản chính Giấy khai sinh. Bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi khai sinh.

Trong trường hợp khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không xác định được người cha, thì phần ghi về người cha trong sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh để trống. Nếu vào thời điểm đăng ký khai sinh có người nhận con, thì Ủy ban nhân dân cấp xã kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh.

d) Đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi (Điều 16 Nghị định 158/2005/NĐ-CP):

Nghị định quy định về đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi và đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi không phải trẻ sơ sinh (trẻ lang thang, không rõ nguồn gốc)

- Đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi:

+ Người phát hiện trẻ sơ sinh bị bỏ rơi có trách nhiệm bảo vệ trẻ và báo ngay cho Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn, nơi trẻ bị bỏ rơi để lập biên bản và tìm người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó.

Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện trẻ bị bỏ rơi; giới tính; đặc điểm nhận dạng; tài sản và các đồ vật khác của trẻ (nếu có); họ, tên, địa chỉ của người phát hiện. Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi lập biên bản, một bảo giao cho người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ. 

+ Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi lập biên bản có trách nhiệm thông báo trên Đài phát thanh hoặc Đài truyền hình địa phương để tìm cha, mẹ đẻ của trẻ. Đài phát thanh hoặc Đài truyền hình có trách nhiệm thông báo miễn phí 3 lần trong 3 ngày liên tiếp các thông tin về trẻ sơ sinh bị bỏ rơi. Hết thời hạn 30 ngày, kể từ ngày thông báo cuối cùng, nếu không tìm thấy cha, mẹ đẻ, thì người hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh.

+ Khi đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, họ, tên của trẻ được ghi theo đề nghị của người đi khai sinh; nếu không có cơ sở để xác định ngày sinh và nơi sinh, thì ngày phát hiện trẻ bị bỏ rơi là ngày sinh; nơi sinh là địa phương nơi lập biên bản; quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam. Phần khai về cha, mẹ và dân tộc của trẻ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "trẻ bị bỏ rơi".  

- Đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh:

Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh, thì việc lập biên bản và thông báo tìm cha, mẹ đẻ của trẻ em cũng được thực hiện theo các quy định trên đây (như đối với trường hợp trẻ em sơ sinh bị bỏ rơi). Khi đăng ký khai sinh, những nội dung liên quan đến khai sinh được ghi theo lời khai của trẻ; nếu trẻ không nhớ được thì căn cứ vào thể trạng của trẻ để xác định năm sinh, ngày sinh là ngày 01 tháng 01 của năm đó; họ, tên của trẻ được ghi theo đề nghị của người đi khai sinh; quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam; những nội dung không xác định được thì để trống. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ "trẻ bị bỏ rơi.

2.2. Đăng ký kết hôn 

Để đăng ký kết hôn, hai bên nam nữ phải đảm bảo các yêu cầu về điều kiện kết hôn được quy định tại Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 và các văn bản hướng dẫn thi hành. 

Về trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn được quy định tại các văn bản khác nhau, như: Nghị định số 32/2002/NĐ-CP ngày 27 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định việc áp dụng Luật Hôn nhân và gia đình đối với các dân tộc thiểu số (được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP); Nghị định số 77/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ quy định chi tiết về đăng ký kết hôn theo Nghị quyết số 35/2000/QH10 của Quốc hội về việc thi hành Luật Hôn nhân và gia đình (đối với trường hợp quan hệ vợ chồng được xác lập trước ngày 03/01/1987 mà chưa đăng ký kết hôn); đối với các trường hợp khác, áp dụng Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP. (Nội dung này theo Đề cương giới thiệu pháp luật về hôn nhân và gia đình)

3. Đăng ký khai tử 

a) Quyền được khai tử (Điều 30 Bộ Luật Dân sự năm 2005)

- Khi có người chết thì người thân thích, chủ nhà hoặc cơ quan, tổ chức nơi có người chết phải khai tử cho người đó.

- Trẻ sơ sinh, nếu chết sau khi sinh thì phải được khai sinh và khai tử; nếu chết trước khi sinh hoặc sinh ra mà chết ngay thì không phải khai sinh và khai tử.

b) Thẩm quyền đăng ký khai tử (Điều 19 Nghị định 158/2005/NĐ-CP)

Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử.

c) Thời hạn đi khai tử và trách nhiệm khai tử (Điều 20 Nghị định  158/2005/NĐ-CP)

- Thời hạn đi khai tử là 15 ngày, kể từ ngày chết.

- Thân nhân của người chết có trách nhiệm đi khai tử; nếu người chết không có thân nhân, thì chủ nhà hoặc người có trách nhiệm của cơ quan, đơn vị tổ chức, nơi người đó cư trú hoặc công tác trước khi chết đi khai tử.

d) Thủ tục và trình tự đăng ký khai tử (Điều 21 Nghị định 158/2005/NĐ-CP):

Người đi khai tử phải nộp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay cho Giấy báo tử.

Sau khi kiểm tra các giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ đăng ký khai tử và Giấy chứng tử, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi khai tử một bản chính Giấy chứng tử. Bản sao Giấy chứng tử được cấp theo yêu cầu của người đi khai tử.

đ) Đăng ký khai sinh và khai tử cho trẻ chết sơ sinh (Điều 23 Nghị định  158/2005/NĐ-CP)

Trẻ em sinh ra sống được từ 24 giờ trở lên rồi mới chết cũng phải đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử. Nếu cha, mẹ không đi khai sinh và khai tử, thì cán bộ tư pháp hộ tịch tự xác định nội dung để ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và Sổ đăng ký khai tử. Trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và Sổ đăng ký khai tử phải ghi rõ “Trẻ chết sơ sinh.

Thực tiễn cho thấy, việc đăng ký khai sinh và khai tử cho trẻ chết sơ sinh là rất khó do tâm lý đau buồn của thân nhân trẻ. Do đó, Nghị định không bắt buộc thân nhân của trẻ phải đi đăng ký khai tử mà giao cho cán bộ hộ tịch chủ động đăng ký khai tử cho những trường hợp này.

e) Đăng ký khai tử cho người bị Toà án tuyên bố là đã chết (Điều 24 Nghị định 158/2005/NĐ-CP)

- Việc đăng ký khai tử cho người bị Tòa án tuyên bố là đã chết được thực hiện khi quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật

Người yêu cầu Tòa án tuyên bố một người là đã chết phải thực hiện việc đăng ký khai tử.

- Trong trường hợp một người bị Tòa án tuyên bố là đã chết, đã đăng ký khai tử, nhưng sau đó còn sống trở về, được Tòa án huỷ bỏ quyết định tuyên bố chết, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai tử căn cứ vào quyết định của Toà án đã có hiệu lực pháp luật, xoá tên người đó trong Sổ đăng ký khai tử và thu hồi lại Giấy chứng tử đã cấp

4. Đăng ký giám hộ:

Giám hộ được quy định từ Điều 58 đến Điều 73 của Bộ luật Dân sự năm 2005.

Giám hộ là việc cá nhân, tổ chức (gọi chung là người giám hộ) được pháp luật quy định hoặc được cử để thực hiện việc chăm sóc và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự (gọi chung là người được giám hộ).

a) Thẩm quyền đăng ký việc giám hộ (Điều 29 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): 

Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người giám hộ hoặc nơi có trụ sở của cơ quan, tổ chức đảm nhận giám hộ thực hiện đăng ký việc giám hộ.

b) Thủ tục, trình tự và thời hạn đăng ký việc giám hộ (Điều 30 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP): 

Người được cử làm giám hộ phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và Giấy cử giám hộ. Giấy cử giám hộ do người cử giám hộ lập; nếu có nhiều người cùng cử một người làm giám hộ, thì tất cả phải cùng ký vào Giấy cử giám hộ.

Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy việc giám hộ đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký việc giám hộ. Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.

Khi đăng ký việc giám hộ, người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ phải có mặt. Cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký giám hộ và Quyết định công nhận việc giám hộ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người giám hộ và người cử giám hộ mỗi bên một bản chính Quyết định công nhận việc giám hộ. Bản sao Quyết định công nhận việc giám hộ được cấp theo yêu cầu của người giám hộ và người cử giám hộ.

Trong trường hợp người được giám hộ có tài sản riêng, thì người cử giám hộ phải lập danh mục tài sản và ghi rõ tình trạng của tài sản đó, có chữ ký của người cử giám hộ và người được cử làm giám hộ. Danh mục tài sản được lập thành 3 bản, một bản lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký việc giám hộ, một bản giao cho người giám hộ, một bản giao cho người cử giám hộ.

c) Đăng ký chấm dứt, thay đổi việc giám hộ (Điều 31 Nghị định  158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP): 

Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký việc giám hộ thực hiện đăng ký chấm dứt việc giám hộ.

Người yêu cầu chấm dứt việc giám hộ phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), Quyết định công nhận việc giám hộ đã cấp trước đây và xuất trình các giấy tờ cần thiết để chứng minh đủ điều kiện chấm dứt việc giám hộ theo quy định của Bộ Luật Dân sự.

Trong trường hợp người được giám hộ có tài sản riêng, đã được lập thành danh mục khi đăng ký giám hộ, thì người yêu cầu chấm dứt việc giám hộ phải nộp danh mục tài sản đó và danh mục tài sản hiện tại của người được giám hộ.

Trong thời hạn 02 ngày, kể từ ngày nhận đủ các giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy yêu cầu chấm dứt việc giám hộ là phù hợp với quy định của pháp luật và không có tranh chấp, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ, đồng thời ghi chú việc chấm dứt giám hộ vào sổ đã đăng ký giám hộ trước đây. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người yêu cầu chấm dứt giám hộ một bản chính Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ. Bản sao Quyết định công nhận chấm dứt việc giám hộ được cấp theo yêu cầu của đương sự. Trong trường hợp cần xác minh, thì thời hạn này được kéo dài thêm không quá 02 ngày.

Trong trường hợp người giám hộ đề nghị được thay đổi giám hộ và có người khác có đủ điều kiện nhận làm giám hộ, thì các bên làm thủ tục đăng ký chấm dứt việc giám hộ cũ và đăng ký việc giám hộ mới theo quy định nêu trên.

5. Đăng ký nhận cha, mẹ, con

a) Điều kiện đăng ký việc nhận cha, mẹ, con (Điều 32 Nghị định  158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP)

- Việc nhận cha, mẹ, con theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP được thực hiện, nếu bên nhận, bên được nhận là cha, mẹ, con còn sống vào thời điểm đăng ký nhận cha, mẹ, con và việc nhận cha, mẹ, con là tự nguyện và không có tranh chấp giữa những người có quyền và lợi ích liên quan đến việc nhận cha, mẹ, con.

- Người con đã thành niên hoặc người giám hộ của người con chưa thành niên hoặc đã thành niên nhưng mất năng lực hành vi dân sự cũng được làm thủ tục nhận cha, mẹ theo quy định của Nghị định 158/2005/NĐ-CP, trong trường hợp cha, mẹ đã chết; nếu việc nhận cha, mẹ là tự nguyện và không có tranh chấp giữa những người có quyền và lợi ích liên quan đến việc nhận cha, mẹ.

b) Thẩm quyền đăng ký việc nhận cha, mẹ, con (Điều 33 Nghị định  158/2005/NĐ-CP):

Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con thực hiện việc đăng ký việc cha, mẹ, con.

c) Thủ tục, thời hạn và trình tự đăng ký việc nhận cha, mẹ, con (Điều 34 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP):

- Người nhận cha, mẹ, con phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định). Trong trường hợp cha hoặc mẹ nhận con chưa thành niên, thì phải có sự đồng ý của người hiện đang là mẹ hoặc cha, trừ trường hợp người đó đã chết, mất tích, mất năng lực hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.

Kèm theo Tờ khai phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

+ Giấy khai sinh (bản chính hoặc bản sao) của người con;

+ Các giấy tờ, đồ vật hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quan hệ cha, mẹ, con (nếu có)

 - Trong thời hạn 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu xét thấy việc nhận cha, mẹ, con là đúng sự thật và không có tranh chấp, thì Ủy ban nhân dân cấp xã đăng ký việc nhận cha, mẹ, con.

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày

- Khi đăng ký việc nhận cha, mẹ, con, các bên cha, mẹ, con phải có mặt, trừ trường hợp người được nhận là cha hoặc mẹ đã chết. Cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký việc nhận cha, mẹ, con và Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho mỗi bên một bản chính Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của các bên.

Lưu ý: Trong trường hợp cha, mẹ của trẻ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng không đăng ký kết hôn, người mẹ để con lại cho người cha và bỏ đi không xác định được địa chỉ, thì người cha làm thủ tục nhận con, không cần phải có ý kiến của người mẹ. Khi đăng ký khai sinh, phần ghi về mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo Giấy chứng sinh. Trường hợp không có Giấy chứng sinh, thì ghi theo lời khai của người cha; nếu người cha không khai về người mẹ, thì để trống (điểm a Khoản 4 Mục II Thông tư 01/2008/TT-BTP)

Trường hợp con sinh ra trước ngày cha, mẹ đăng ký kết hôn và được cha mẹ thừa nhận, thì tên của người cha sẽ được ghi ngay trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con mà người cha không phải làm thủ tục nhận con (điểm b Khoản 4 Mục II Thông tư 01/2008/TT-BTP)

d) Bổ sung, cải chính Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con (Điều 35 Nghị định 158/2005/NĐ-CP)

- Căn cứ vào Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con, Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh cho người con ghi bổ sung phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh của người con, nếu phần khai về cha, mẹ trước đây để trống.

Trong trường hợp Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu 1 quyển tại Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), thì Ủy ban nhân dân cấp xã thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp huyện để ghi tiếp việc bổ sung.

- Trong trường hợp phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và  bản chính Giấy khai sinh của người con đã ghi tên người khác, không phải là cha, mẹ đẻ, thì đương sự phải làm thủ tục cải chính.

6. Đăng ký việc thay đổi, cải chỉnh hộ tịch, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch:

a) Phạm vi thay đổi, cải chỉnh hộ tịch, bổ sung hộ tịch (Điều 36 Nghị định 158/2005/NĐ-CP):

- Thay đổi họ, tên, chữ đêm đã được đăng ký đúng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính giấy khai sinh, nhưng cá nhận có yêu cầu thay đổi khi có lý do chính đáng theo quy định của Bộ luật Dân sự.

- Cải chính những nội dung đã được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, nhưng có sai sót trong khi đăng ký.

- Bổ sung những nội dung chưa được đăng ký trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh.

b) Thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch của cấp xã (Khoản 1 Điều 37 Nghị định 158/2005/NĐ-CP):

Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người dưới 14 tuổi và bổ sung hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi.

c) Thủ tục, thời hạn và trình tự đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch (Điều 38 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP):

- Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định), xuất trình bản chính Giấy khai sinh của người cần thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch và các giấy tờ liên quan để làm căn cứ cho việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.

Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch cho người chưa thành niên hoặc người mất năng lực hành vi dân sự được thực hiện theo yêu cầu của cha, mẹ hoặc người giám hộ.

Đối với việc thay đổi họ, tên, cho người từ đủ 9 tuổi trở lên thì phải có ý kiến đồng ý của người đó thể hiện trong Tờ khai.

Người yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch có thể trực tiếp hoặc nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Trong trường hợp gửi qua hệ thống bưu chính, thì các giấy tờ có trong thành phần hồ sơ phải là bản sao có chứng thực; trường hợp trực tiếp thì nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực.  

- Trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, nếu việc thay đổi, cải chính hộ tịch có đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, thì cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào Sổ đã đăng ký khai sinh trước đây và Quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho đương sự một bản chính Quyết định về việc thay đổi, cải chính hộ tịch. Bản sao Quyết định được cấp theo yêu cầu của đương sự.

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 05 ngày.

Nội dung và căn cứ thay đổi, cải chính hộ tịch được ghi chú vào cột ghi những thay đổi sau này của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.

- Việc bổ sung hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giầy tờ hợp lệ. Nội dung bổ sung được ghi trực tiếp vào những cột, mục tương ứng trong Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh. Cán bộ Tư pháp hộ tịch đóng dấu vào phần ghi bổ sung. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh phải ghi rõ nội dung bổ sung; căn cứ ghi bổ sung; họ, tên, chữ ký của người ghi bổ sung; ngày, tháng, năm bổ sung. Cán bộ Tư pháp hộ tịch đóng dấu vào phần đã ghi bổ sung.

Trong trường hợp nội dung Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh trước đây không có cột mục cần ghi bổ sung, thì nội dung bổ sung được ghi vào mặt sau của bản chính Giấy khai sinh và cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh.

Trong trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, nhưng sổ hộ tịch chỉ còn lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc bổ sung.

- Sau khi việc thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung hộ tịch đã được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, thì bản sao Giấy khai sinh từ Sổ đăng ký khai sinh sẽ ghi theo nội dung đã thay đổi, cải chính hoặc bổ sung.

- Trong trường hợp nội dung bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ đã thay đổi do việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh cho người con, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ thực hiện việc điều chỉnh nội dung đó trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con cho phù hợp; nếu Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu tại Ủy han nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc điều chỉnh.

d) Trình tự điều chỉnh nội dung trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác (Điều 39 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP)

- Khi cá nhân có yêu cầu điều chỉnh nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch và các giấy tờ hộ tịch khác, không phải Sổ đăng ký khai sinh và bản chính Giấy khai sinh, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh để điều chỉnh những nội dung đó cho phù hợp với nội dung tương ứng trong bản chính Giấy khai sinh.

Nếu việc điều chỉnh nội dung của sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch khác không liên quan đến nội dung khai sinh, thì Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ vào những giấy tờ có liên quan do đương sự xuất trình để điều chỉnh.

Trong trường hợp việc đăng ký hộ tịch trước đây do Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện, nhưng sổ hộ tịch chỉ còn lưu lại tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc điều chỉnh.

- Người có yêu cầu điều chỉnh hộ tịch phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình Giấy khai sinh; trường hợp nội dung điều chỉnh không liên quan đến Giấy khai sinh, thì phải xuất trình các giấy tờ khác làm căn cứ cho việc điều chỉnh.

Việc điều chỉnh hộ tịch được giải quyết ngay sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ. Cột ghi chú của sổ đăng ký hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch phải ghi rõ nội dung điều chỉnh; căn cứ điều chỉnh; họ, tên, chữ ký của người ghi điều chỉnh; ngày, tháng, năm điều chỉnh. Cán bộ Tư pháp hộ tịch đóng dấu vào phần đã điều chỉnh.

- Sai khi việc điều chỉnh hộ tịch đã được ghi vào sổ hộ tịch, thì bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch sẽ ghi theo nội dung đã điều chỉnh.

e) Giải quyết việc cải chính hộ tịch, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam.

Việc giải quyết yêu cầu cải chính hộ tịch, bổ sung, điều chỉnh hộ tịch cho người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam mà đã đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP, thì được thực hiện như đối với công dân Việt Nam ở trong nước (Đoạn 4 khoản 3 Điều 96).

Lưu ý: Trong trường hợp công dân Việt nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thì cũng được thực hiện theo quy định nêu trên (Mục7 Nghị định 158/2005/NĐ-CP). Sau khi thực hiện các việc trên, UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thưc hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch.

7. Đăng ký quá hạn: Đối với những sự kiện hộ tịch có quy định về thời hạn phải đi đăng ký, nhưng người có trách nhiệm đi đăng ký đã không đăng ký đúng thời hạn quy định, thì phải đăng ký theo thủ tục quá hạn. Có hai sự kiện hộ tịch đăng ký quá hạn là đăng ký khai sinh và đăng ký khai tử. Việc đăng ký quá hạn được thực hiện khi sự kiện xảy ra nhưng chưa được đăng ký trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày trẻ em được sinh ra và trong 15 ngày kể từ khi có người chết.

a) Thẩm quyền đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn (Khoản 1 Điều 44 Nghị định 158/2005/NĐ-CP):

- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định thực hiện việc đăng ký khai sinh quá hạn.

Trong trường hợp người đã thành niên đăng ký khai sinh quá hạn cho mình, thì có thể đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đang sinh sống trên thực tế hoặc tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú thực hiện việc đăng ký khai sinh.

- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người chết có thẩm quyền  thực hiện việc đăng ký khai tử quá hạn.

Nếu không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử quá hạn.

b) Trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn được thực hiện như trình tự đăng ký khai sinh, khai tử được trình bày nêu trên.

8. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn: Các sự kiện hộ tịch này chỉ được đăng ký lại khi có đủ các điều kiện: việc sinh, tử, kết hôn đã được đăng ký, nhưng sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại.

a) Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn: (Điều 47 Nghị định 158/2005/NĐ-CP): Người có yêu cầu đăng ký lại có thể chọn lựa Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh, tử, kết hôn trước đây thực hiện việc đăng ký lại.

b) Thủ tục, trình tự đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn (Điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 06/2012/NĐ-CP):

- Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn phải nộp Tờ khai (theo mẫu quy định) và xuất trình bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây (nếu có); trong trường hợp không có bản sao giấy tờ hộ tịch, thì đương sự phải tự cam đoan về việc đã đăng ký, nhưng sổ hộ tịch không còn lưu được và chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan.

- Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ hộ tịch theo từng loại việc và bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng tử, Giấy chứng nhận kết hôn. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy tờ hộ tịch theo từng loại việc. Các giấy tờ hộ tịch cũ liên quan đến sự kiện hộ tịch đăng ký lại (nếu có) được thu hồi và lưu hồ sơ.

Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn được kéo dài không quá 03 ngày.

- Khi đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh, khai tử, kết hôn được ghi theo nội dung của bản sao giấy tờ hộ tịch đó. 

Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.

Phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.

- Khi đăng ký lại việc kết hôn các bên đương sự phải có mặt. Quan hệ hôn nhân được công nhận kể từ ngày đã đăng ký kết hôn trước đây.